ОАО "Международный аэропорт Минеральные воды" на 60% сократило количество бумажных документов и ускорило согласование договоров с помощью системы "1С:Документооборот".

Специалисты компании ООО "Макрософт" завершили создание системы электронного документооборота в ООО "Международный аэропорт Минеральные воды". Система "1С:Документооборот 8 КОРП" объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Унифицированы формы документов, четко прописаны правила их оформления, хранения и  обработки. Объем бумажного документооборота сокращен на 60%. На поиск нужного документа в архиве уходят теперь не часы, а считанные минуты. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, поручения выполняются вовремя. Более чем в 1,5 раза ускорилось согласование договоров, что помогает предприятию выстраивать более эффективные отношения с партнерами.

Международный аэропорт Минеральные Воды - крупнейший аэропорт Ставропольского края и Северо-Кавказского федерального округа, один из крупнейших на Юге России. Аэропорт находится на 16 месте по объёму пассажирских перевозок в России по итогам 2014 года. За 12 месяцев 2014 г. аэропорт обслужил 1 921 669 пассажиров. Прирост пассажиропотока по сравнению с 2013 г. составил 30,4%. Пассажиропоток международных рейсов увеличился на 19%, внутренних рейсов – на 34,5%. Наибольший прирост пассажиропотока зафиксирован на международных регулярных рейсах – 57,6%.

Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Сотрудники вручную оформляли около 1000 документов ежемесячно. Совместная работа с документами была затруднена. Не всегда удавалось вовремя довести до сотрудников тот или иной приказ, инструкцию или поручение. Для того чтобы согласовать документ, его приходилось по нескольку раз передавать из отдела в отдел в подразделениях, находящихся в разных концах города. На согласование договоров уходило около 2-3 недель. Кроме того, за все время работы аэропорта образовался огромный бумажный архив, на поиск нужных документов в котором тратилось слишком много времени.

Перед руководством предприятия остро возникла необходимость в наличии информационной системы, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками действия договоров, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Для управления и учета в предприятии уже успешно используются решения на базе "1С:Предприятие 8", поэтому для создания системы электронного документооборота была выбрана ECM-система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала компания ООО "Макрософт".

Ключевые итоги проекта:

  • В единой системе электронного документооборота работают более 50 структурных подразделений предприятия, в том числе территориально удаленные. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач.
  • В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства – должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось.
  • Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. Оригиналы документов хранятся в архиве, а сотрудники работают с их электронными версиями. Права доступа к документам разграничены на основании должностных обязанностей специалистов. Поиск нужного документа в архиве занимает теперь не более пары минут, в то время как раньше на это мог уйти не один час.
  • На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.
  • Согласование