Алтайская краевая клиническая детская больница внедрила систему электронного документооборота «ДЕЛО».

В феврале 2016 года компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Западной Сибири, завершила первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в Краевом государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (г. Барнаул»). В учреждении автоматизированы основные процессы документооборота и сформирована электронная база документов.

КГБУЗ «АККДБ» – многопрофильное лечебное учреждение, которое оказывает амбулаторно-поликлиническую и стационарную помощь жителям Алтайского края. На базе учреждения также предоставляется высокотехнологичная медицинская помощь детям, соответствующая самым современным стандартам.

До внедрения системы «ДЕЛО» документы в АККДБ регистрировались в 2 формах: бумажной и электронной. Для учета использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, а также имела ряд других ограничений.Новый программный продукт должен был не только автоматизироватьрегистрацию документов, но и поддерживать другие процессы: движение документов, осуществление контроля ихисполнения, списание в дело и др.

Задачами проекта стали:

  • создание электронной базы документов с возможностью оперативного поиска;
  • автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
  • возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;
  • отслеживание маршрутов движения документов;
  • создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.

Для решения поставленных задач руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». Также заказчик дополнительно приобрел приложение«Мониторинг документов»(этособственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о событиях в СЭД).«ДЕЛО» было установлено вприемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.

Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль.По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.

В настоящее время система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали:

  • упорядочение документооборота;
  • сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения;
  • создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска;
  • автоматизация формирования отчетов;
  • создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям;
  • обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.

В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем переходасотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «ДЕЛО».

Напомним, что система «ДЕЛО» является популярным решением для управления документами в учреждениях сферы здравоохранения. Так, в системе «ДЕЛО» работают ФГБУ «Российский научный центр хирургии имени академика Б.В. Петр