"1С:Документооборот 8" помогает "Ставропольскому аптечному складу" участвовать в большем количестве тендеров и заключать больше контрактов на поставку медицинской продукции.

Специалисты группы компаний "Бизнес ИТ" завершили внедрение системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "Ставропольский аптечный склад". Новая система электронного документооборота, развернутая на 60 рабочих местах, помогла оптимизировать и ускорить обработку заявок на поставку медицинской продукции и предоставление услуг клиентам. Сокращено время на согласование коммерческих предложений и договоров. Работа с клиентами стала более эффективной: с момента принятия решения о сотрудничестве до реальных отгрузок продукции проходит теперь всего 5-6 рабочих дней вместо 10-12. Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах. Вдвое ускорилось согласование пакетов конкурсной документации. В итоге количество тендеров, в которых компания принимает участие, увеличилось с 50 до 80 в месяц. Обеспечено четкое соблюдение сроков исполнения обязательств по выигранным тендерам.

"Ставропольский аптечный склад" входит в число крупнейших поставщиков медицинской продукции для учреждений здравоохранения в Ставропольском крае. Компания много лет является участником госзакупок и зарекомендовала себя в качестве надежного поставщика медикаментов, медицинского оборудования и расходных материалов.

Ежемесячно "Ставропольский аптечный склад" получает около 150 заявок на поставку товара и предоставление услуг по подбору медицинского оборудования для клиентов. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно регистрировать и передавать руководству на рассмотрение, готовить и согласовывать коммерческие предложения.

Кроме того, каждый месяц компания принимает участие в десятках аукционов в качестве поставщика товаров и консультационных услуг. Для эффективной работы с тендерами необходимо оперативно составлять коммерческие предложения, своевременно формировать и согласовывать с руководством конкурсную документацию. Также необходимо контролировать своевременность поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам.

Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Было практически невозможно отследить, на каком этапе обработки в данный момент находится заявка, получен ли по ней результат, заключен ли уже договор на поставку товара или оказание услуг. Не было возможности контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, заявки терялись. На подготовку и согласование коммерческих предложений и конкурсной документации уходило много времени. Из-за этого иногда данные на участие в конкурсе предоставлялись не в полном объеме и не своевременно. Все это влияло на качество оказываемых услуг, повышало риски потери клиентов.

Руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота, которая помогла бы ускорить обработку входящих заявок, исключить их утерю, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, уменьшить сроки согласования конкурсной документации и договоров.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала ГК "Бизнес ИТ" (г. Ставрополь), имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота и с которой "Ставропольский аптечный склад" уже успешно сотрудничал ранее.

Всего за три месяца система была развернута на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании: отдел аукционов, отдел закупки лекарственных средств, отдел изделий медицинского назначения, отдел реализации лекарственных средств, отдел сертификации и т.д.

Ключевые итоги проекта:

  • Автоматизирована регистрация и обработка всех видов заявок: внешних - заявки клиентов на поставку продукции или оказание консультационных услуг, и внутренних - запросы остатков на складе, заявки на отгрузку товара по контракту и т.п. Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты
G